Politique de création de notices bibliographiques

Objectif

L’objectif de la Création de notices bibliographiques est de rendre les nouvelles acquisitions accessibles à la clientèle le plus rapidement possible. Pour se faire, les nouveaux documents sont ajoutés à notre catalogue  en précisant comment citer le document selon les normes APA (style bibliographique dont le format défini par l’American Psychological Association) et l’indexation si fournie.

Cette politique a pour objectif quant à elle d’encadrer la création de notices bibliographiques.

 

lien de cette politique avec le Processus documentaire et les postes associés

L’acquisition des documents diffusés sur Unipsed passe par la création (écriture) ou par la sélection des documents pertinents. Les nouveaux documents sont ensuite ajoutés à notre base de données par la création d’une notice bibliographique pour chaque document. Par la suite, cette notice est cataloguée. Cette politique traite de la création de cette notice bibliographique qui est effectuée par le Chargé, création de notices bibliographiques et encadrée par le Responsable, sciences de l’information.

 

Qui peut le faire (Chargé, création de notices bibliographiques) :

  • Étudiants ou professionnels en Techniques de la documentation
  • Étudiants ou professionnels en Certificat en gestion de l’information numérique
  • Étudiants ou professionnels en Maîtrise en sciences de l’information
  • Autres formations ou expériences pertinentes

 

Veuillez prendre note

  • Puisque le copier-coller est favorisé, et afin d’éviter les erreurs, il est crucial de s’assurer que ce qui est copié est, au départ, exact. Une notice d’aide est d’ailleurs mise à disposition dans les brouillons des ressources bibliographiques.
  • Il est fortement encouragé de poser les questions et hésitations au fur et à mesure au Responsable, sciences de l’information, ainsi qu’à faire valider au fur et à mesure, particulièrement lorsque ce sont les premiers organismes traités.
  • Il est favorisé de garder le « Portail à classer » ouvert tout le long de la séance de travail et de le mettre à jour au fur et à mesure. Si quelqu’un est déjà sur cette page, il est suggéré d’utiliser un document (ex Word) de sorte à n’avoir qu’à coller le travail dans le Portail à classer, lorsque la page se libèrera.
  • Les textes en bleus dans la Politique ne doit pas être en bleu dans la notice, ce n’est que pour faciliter ici la lisibilité.

 

Processus

Le Responsable, sciences de l’information attribue, en fonction des priorités établies, un organisme au Chargé, création de notices bibliographiques.

 

Par la suite le chargé doit :

 

1- Trouver son organisme dans le Tableau de suivi.  Accéder au document à traiter.

 

2- Créer une nouvelle notice dans la base de données

2.1) Zone « Droit d’auteur »

Cette zone est toujours identique. Le nom de la loi est un lien renvoyant sur celle-ci.

  • S’assurer d’avoir ce lien.
  • Copier-coller cette zone à partir de la Notice d’aide ou de la section « Droit d’auteur » ci-dessous.

2.2) Zone « Notice bibliographique ».

Il s’agit, à l’avant du site, de la section « Comment citer ».

  • Se fier à la section « Références bibliographiques »  ci-dessous.
  • Si le type de document à traiter n’y est pas, se renseigner auprès du Responsable, sciences de l’information.
  • Si la référence est fournie, il faut la vérifier tout de même.
  • Ne pas oublier que pour mettre une expression en italique celle-ci doit être précédée et suivie d’une barre de type « tiret bas » (« _ »)

2.3) Zone de l’article

Cette zone est présentée en fonction du Type d’acquisition tel que présenté ci-dessous. Le Type d’acquisition de chaque document est précisé dans le Tableau de suivi. Une procédure plus détaillée est disponible dans la section « Types d’acquisition » du présent document. Voici la version courte :

  • Copier la référence de la zone Notice bibliographique afin de la coller, puis de l’adapter, dans la Zone de l’article en fonction du Type d’acquisition tel que présenté ci-dessous
  • Copier-coller le texte nécessaire en fonction du Type d’acquisition ci-dessous ou de la Notice d’aide.
  • Ajouter le nom du site et le présenter en fonction du Type d’acquisition tel que présenté ci-dessous.
  • Ajouter pour les organismes affiliés et partenaires le nom officiel de l’organisme

2.4) Zone du titre

Le titre de la notice doit être autant que possible le même que celui du document, malheureusement ce n’est pas toujours possible.

  • Si le titre est suffisamment court, le conserver tel quel.
  • Par contre, si le titre est trop long :
    • Conserver autant que possible la première partie du titre du document (donc sans les sous-titres ou les compléments de titres)
    • Si absolument nécessaire adapter le titre
  • Toujours faire attention à conserver la signification du titre du document. C’est largement plus important que la longueur du titre de la notice.

2.5) Zone de la Source

2.6) Zones de l’indexation

  • Si l’indexation vous est fournie dans le Tableau de suivi, sélectionner tous les éléments dans toutes les listes des zones appropriées.
  • Un élément par ligne, ajouter autant de ligne dans une zone que cette zone ne contient d’élément.
  • Si un élément ne se trouve pas dans l’une des listes, en aviser le Responsable, sciences de l’information, ce dernier s’en occupera en collaboration avec le Responsable psychosocial.

2.7) Auto-validation

  • Vérifier que vous avez bien remplis toutes les zones nécessaires
  • Vérifier que le contenu des zones remplis est exact

2.8) Publier et Lien court

  • Cliquer sur « Publier » (en bleu en haut à droite).
  • Sous le titre, cliquer sur « Obtenir le lien court ». Un message demande de confirmer, cliquer sur « ok ».
  • Cliquer sur mettre à jour.

2.9) Portail à classer

Le classement dans les portails est effectué par un Chargé, classement à partir de la liste fournie par dans le « Portail à classer » lors de la création de notices bibliographiques.

  • Aller sur la page « Portail à classer », puis sous l’organisme source (ou ajouter le au bas de la liste s’il n’y est pas).
  • Copier-coller le titre de la notice.
  • Copier-coller l’URL court à côté du titre.
  • Cliquer sur « Mettre à jour » (en bleu en haut à droite).

 

3- Ajouter ses initiales dans le Tableau de suivi vis-à-vis du document traité.

 

4- Recommencer pour tous les documents de la source attribuée.

 

5- Faire valider par le Responsable, sciences de l’information et demander l’organisme suivant.

 

 

Droit d’auteur

La section « droit d’auteur » est toujours formulée comme suit :

Unipsed diffuse ce document dans le respect de la Loi sur le droit d’auteur. Il doit être cité conformément à la section « Comment citer », ci-dessous, en mentionnant les noms des auteurs originaux.

Ce document provient d’une source externe estimée fiable, toutefois, elle n’a pas fait l’objet d’un processus de révision par les pairs de la part d’Unipsed.

 

Références bibliographiques en APA telles qu’utilisées par Unipsed

S’il s’agit d’une page web :

Auteur, A. (année). Titre du document. Repéré à [URL]

S’il s’agit d’un rapport, un guide, un programme, un états des connaissances, etc :

Auteur, A. (année). Titre du document (xe éd., vol. x). Lieu de publication : Maison d’édition. Repéré à [URL]

S’il s’agit d’un article avec DOI :

Auteur, A. (année). Titre de l’article. Titre du périodique, volume(numéro), page de début – page de la fin. http://dx.doi.org/ [numéro du doi]

S’il s’agit d’un article sans DOI :

Auteur, A. (année). Titre de l’article. Titre du périodique, volume(numéro), page de début – page de la fin. Repéré à [URL]

Cas particuliers :

Plusieurs auteurs : Nom de famille1, première lettre du prénom1., Nom de famille2, première lettre du prénom2. et Nom de famille3, première lettre du prénom3.

Autrement dit : Auteur, A., Auteur, B. et Auteur, C.

Pas de lieu : remplacé le lieu par (s.l.) Donc : (s.l.) : maison d’édition

Pas de date : remplacé la date par s.d. Donc : Auteur (s.d.) titre

.

 

Types d’Acquisition

Les différents types d’acquisition d’Unipsed ont un impact sur la création de la notice,  il est important de comprendre qu’Unipsed a, dans le cadre de la diffusion, deux types d’accord (deux types d’acquisition différentes) :

  • Les organismes ressources: Nous n’avons pas le droit de sauvegarder le pdf sur nos serveurs nous ne faisons que pointer sur la page qui donne accès au document, ou sur la page Web visée.
  • Les organismes affiliés et les organismes partenaires: Nous hébergeons, le plus souvent, leur pdf sur nos serveurs ou dirigeons vers la page Web visée.

Les sections, « Acquisition d’organismes ressources » et « Acquisition d’organismes affiliés ou partenaires » ci-dessous indiquent comment créer la notice.

 

Acquisition d’organismes ressources.

Unipsed dirige vers la page contenant le document (pdf ou autre) pertinent en question.

La section « article » est formulée comme suit :

Nous vous dirigeons vers le document [APA sauf « Repéré à » / Lien vers la page qui contient le doc] publié sur le site  [mettre le nom du site/ pas de liens].

Unipsed dirige vers une page Web en particulier.

La section « article » est formulée comme suit :

Nous vous dirigeons vers le document [APA sauf « Repéré à » / Lien vers la page] publié sur le site  [mettre le nom du site/ pas de liens].

 

Acquisition d’organismes affiliés ou partenaires.

S’il s’agit d’un document (pdf ou autre), Unipsed dirige directement vers le document pertinent en question.

La section « article » est formulée comme suit :

Nous diffusons avec l’accord du [mettre le nom de l’organisme / Liens vers leur site (accueil)]. le document [APA sauf « Repéré à » / Liens direct vers le doc] publié sur le site [mettre le nom du site / liens vers la page contenant le doc].

S’il s’agit d’une page Web.

La section « article » est formulée comme suit :

Nous diffusons avec l’accord du [mettre le nom de l’organisme / Liens vers leur site (accueil)] le document [APA sauf « Repéré à » / Liens direct vers la page] publié sur le site [mettre le nom du site / liens vers le site(la page)].

 

Procédure :

  1. Copier-coller la référence de la zone Notice bibliographique dans la Zone de l’article, puis l’adapter :

    1. Retirer l’expression « Repéré à » et l’URL qui la suit.
    2. Retirer, s’il y a lieu, les « tirets bas » et mettre en italique l’expression qu’ils encadraient.
    3. Mettre en lien la référence. (Aller sur « Insérer/modifier un lien », coller l’URL dans la section « Adresse Web » et cliquer sur « Ajouter un lien »)
      1. Organismes ressources : Selon le type de document, lien vers la page qui contient le document OU vers la page Web elle-même
      2. Organismes affiliés/partenaires : Lien direct vers le document (qu’il soit hébergé sur nos serveurs ou non) OU lien vers la page Web elle-même
  2. Copier-coller le texte d’introduction nécessaire ci-dessus ou de la Notice d’aide

    1. Adapter le texte d’introduction de sorte à ce qu’il entour la référence tel que présenté ci-dessus et que la zone soit prête à accueillir les autres éléments
    2. Organismes ressources : « Nous vous dirigeons vers le document […] publié sur le site »
    3. Organismes affiliés/partenaires : « Nous diffusons avec l’accord du […] le document […] publié sur le site »
  3. Ajouter le nom du site

    1. Généralement il suffira d’utiliser l’URL contenant le document et de retirer tout ce qui n’est pas que l’identification du site
      1. Ne pas garder le « http » mais garder le « www » s’il est affiché dans l’URL
      2. Exemple : unipsed.net ; www.ordrepsed.qc.ca ; www.boscoville2000.ca ; psyced.umontreal.ca
    2. S’il s’agit d’un organisme ressource, il n’y a pas de lien
    3. S’il s’agit d’un organisme affilié/partenaire : le nom du site est un lien qui dirige vers la page qui contient le document.
  4. SI organisme affilié/partenaire, ajouter le nom de l’organisme

    1. S’assurer de prendre le nom officiel et au long
    2. Mettre en lien vers la page d’accueil de leur site