Département de documentation

Rôle

Le département de documentation a pour objectif de recueillir les documents pertinents et de qualité produits par d’autres organismes et de construire une base de données facilitant la recherche pour les intervenants

Structure

Organigrammes - documentation

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Poste

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Fonctionnement

Le département de documentation a deux directeurs :

  1. Pour tout ce qui touche la vision globale et la conceptualisation
  2. Pour la gestion du département

Par la suite, le département fonctionne selon le processus documentaire (présenté ci-dessous), divisé en deux angles

  1. L’angle des sciences de l’information : qui se centre sur les normes documentaires, essentielles au bon fonctionnement de la base de données.
  2. L’angle psychosocial : qui se centre sur les besoins des intervenants, clientèle première d’Unipsed.

Le processus documentaire va comme suit :

Processus pour expliquer fonctionnement

Un comité externe au département détermine nos priorités documentaires.

Le chargé des organismes cherchent alors les organismes en lien avec ces priorités, les ajoute à notre base de données d’organismes et les analyse. Il remet la liste des organismes faisant office d’autorité en fonction de ces priorités aux responsable et au coordinateur et le chargé de la veille qui va ajouter ces organismes à notre veille documentaire.

Le responsable psychosocial répartis aux chargés de sélection les organismes (un organisme par chargé à la fois) à traiter.

Les chargés de sélection déterminent quels sont les documents pertinents produits par ces organismes et les indexent.

Le responsable psychosocial valident la sélection et l’indexation avant de remettre la liste indexée au responsable des sciences de l’information. Ce dernier répartis à ses chargés de création de notices bibliographiques les différentes liste de documents d’un organisme (un organisme par chargé à la fois).

Le chargé de création de notices bibliographiques ajoutent ces documents à notre catalogue, incluant l’indexation et la section « comment citer ».

Le responsable des sciences de l’information fournit la liste de ces notices au chargé du classement et répartis à ces chargés de catalogage les différents organismes.

Le chargé de classement peut ainsi simultanément au catalogage classer dans les portails nos nouveaux documents.

Le Coordinateur (co-directeur) du département a pour fonction d’assurer le bon fonctionnement de ce processus.

 

À l’extérieur de ce processus, il existe d’autres postes et activités au sein du département :

Le chargé des liens utiles à pour tâche de trouver des organismes de services, de les ajouter à notre base de données des liens utiles et de les associer à nos articles.

Le chargé de la veille sur le financement à pour tâche de bâtir une veille sur les fondations et subvention que nous lui demandons. (Ce poste changera probablement et sera lié au chargé de la veille des organismes d’autorité, en outre).

Documents/politiques/outils associés

Politiques spécifiques

 

Politiques générales

  • Politique de communication interne